Personvernerklæring for Norske Formgivere
Gjelder fra 29. oktober 2026.
Her står hvilke opplysninger Norske Formgivere (NF) behandler på norskeformgivere.no, hva vi bruker dem til, hvem som ser dem og hvor lenge vi beholder dem.
Hvem som er ansvarlig
Norske Formgivere, org.nr. 938 532 850, er ansvarlig for behandlingen. Spørsmål om personvern sender du til post@norskeformgivere.no. Styreleder følger opp, med nestleder som stedfortreder.
Når du søker om medlemskap
Vi behandler navn, e-postadresse, postadresse, fødselsår, formell utdanning med eksamensår eller relevant arbeidserfaring, og minst én nettside eller profil i sosiale medier. Telefon, organisasjonsnummer, flere nettsider og profiler (inntil fem til sammen) og tilleggsinformasjon oppgir du bare hvis du vil. Søknader sendt til og med 29. oktober 2026 kan også inneholde beskrivelsen av praksisen din, fremtidsplanene dine, hva du ønsker å få ut av medlemskapet, CV-en og PDF-en med arbeider. Ber styret deg om mer, for eksempel arbeider eller CV, legges det du sender, ved søknaden. Søknader sendt før 20. oktober 2026 kan i tillegg inneholde sted, om du jobber kun med egen praksis og hva du vil bidra med som medlem. Styret registrerer i tillegg sin vurdering, vedtaket og meldingene til deg.
Vi bruker opplysningene til å vurdere om du oppfyller medlemskriteriene i vedtektene, og til å svare deg. Grunnlaget er at behandlingen er nødvendig for å vurdere søknaden din før en eventuell medlemsavtale (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b). Uten de påkrevde opplysningene kan vi ikke behandle søknaden.
Postadressen trenger vi hvis søknaden godkjennes, til fakturaen for kontingenten og til post vi sender medlemmene. Grunnlaget er det samme (artikkel 6 nr. 1 bokstav b). Adressen kommer ikke med i profilen din og blir aldri offentlig. Får du avslag, slettes den sammen med søknaden.
Fødselsåret bruker vi også i samlet statistikk, for eksempel når NF søker om støtte. Grunnlaget for det er NFs berettigede interesse i å kunne vise hvem foreningen representerer (artikkel 6 nr. 1 bokstav f).
Det er styret som avgjør opptak, og ingen søknad avgjøres automatisk. Et styremedlem som er inhabilt i en sak, får ikke tilgang til den.
Når du er medlem
Vi behandler navn, e-postadresse, postadresse, medlemsstatus, medlemsperioder, kontingent, registrert betaling eller fritak og eventuelle verv i styret. Vi bruker opplysningene til å administrere medlemskapet, til å sende deg nødvendige meldinger, for eksempel om årsmøte og kontingent, og til å sende deg post fra foreningen, for eksempel tidsskrift og invitasjoner. Grunnlaget er medlemsavtalen (artikkel 6 nr. 1 bokstav b). Fakturaen lages i Fiken. Regnskapsopplysninger beholder vi fordi bokføringsloven krever det (artikkel 6 nr. 1 bokstav c).
Konto og innlogging
For å gi deg innlogging behandler vi e-postadressen din, passordet ditt, eventuell totrinnsbekreftelse og innloggingene dine. Passordet lagres bare i en form som ikke kan leses tilbake. Grunnlaget er medlemsavtalen.
For å beskytte kontoene og nettsiden mot misbruk fører vi logger over innlogging og andre sikkerhetshendelser. Loggene kan inneholde tidspunkt, kontoreferanse og IP-adresse. Grunnlaget er NFs berettigede interesse i en sikker tjeneste (artikkel 6 nr. 1 bokstav f).
Profil og medlemsregister
Alle medlemmer har en profil som andre medlemmer ser når de er logget inn, også CV-en hvis du har lagt den ut. En uferdig profil vises som «profil under arbeid». Den interne profilen er en del av medlemskapet (artikkel 6 nr. 1 bokstav b).
Det er frivillig å vise profilen i det offentlige medlemsregisteret. Publiserer du den, kan alle se navn, studio, presentasjon, sted, erfaring, fagfelt, materialer, bilder, prosjekter og lenker, og laste ned CV-en hvis du har lagt den ut. Profilen kan bli funnet av søkemotorer. Du velger selv om e-postadresse og telefon skal vises for alle, bare for medlemmer eller for ingen. Grunnlaget for den offentlige visningen er samtykket ditt (artikkel 6 nr. 1 bokstav a). Vi lagrer når du publiserte, og hvilken tekst du fikk se da.
Du kan skjule profilen når som helst uten å miste medlemskapet. Da stopper vi den offentlige visningen og nedlastingen av CV-en med en gang. Kopier som andre allerede har tatt, eller som ligger hos søkemotorer, kan vi ikke garantere å fjerne.
Profiler kan vise eller nevne andre personer, for eksempel fotografen eller noen som er avbildet. Medlemmet som laster opp, må ha lov til å bruke materialet. Er du avbildet eller nevnt og vil ha noe fjernet, skriv til post@norskeformgivere.no.
E-post fra nettsiden
Nettsiden sender e-post når du skal aktivere en konto, bekrefte e-postadressen eller velge nytt passord, og når det skjer noe i søknaden din. Vi lagrer hvem som fikk hvilken melding og når. Meldingene inneholder aldri vedlegg fra søknaden. Grunnlaget er det samme som for saken meldingen gjelder.
Hvem som får se opplysningene
- Styret ser søknader og medlemsadministrasjon. Ber styret en fagperson utenfor styret om en vurdering av søknaden, slik vedtektene §4-2 åpner for, får fagpersonen bare det som trengs for vurderingen.
- Årsmøtet får det som trengs for å behandle saken hvis du anker et avslag.
- Andre medlemmer ser de interne profilene.
- Alle ser profiler som er publisert.
- Kirkerød Engineering AS drifter nettsiden for NF etter en databehandleravtale og ser bare opplysninger når det trengs for drift og feilretting. Underleverandørene er:
- Gigahost AS i Norge, for server og database.
- Cloudflare, Inc., for krypterte sikkerhetskopier og sikkerhetsloggen. Dataene lagres i EU.
- Lettermint B.V. i Nederland, som sender e-postene fra nettsiden. Dataene behandles i EU.
- Domeneshop AS leverer NFs e-post, og Fiken AS er NFs regnskaps- og fakturasystem.
Vi selger ikke opplysninger og gir dem ikke videre til andre, med mindre loven krever det.
Overføring utenfor EØS
Cloudflare er et amerikansk selskap. Dataene ligger i EU, men et amerikansk selskap kan i noen tilfeller bli pålagt å utlevere data. Sikkerhetskopiene krypteres før de sendes, og Cloudflare har ikke nøkkelen. Overføringsgrunnlaget er Cloudflares sertifisering under EU–US Data Privacy Framework og EUs standardavtaler. Du kan be om en kopi av garantiene på post@norskeformgivere.no.
Informasjonskapsler
Nettsiden bruker bare informasjonskapsler som trengs for innlogging og sikkerhet. Vi bruker ikke analyseverktøy, annonser eller sporing fra andre.
Hvor lenge vi beholder opplysningene
- Søknader med postadresse, CV, arbeider, vurdering og vedtak slettes 12 måneder etter vedtaket. Blir søknaden godkjent, følger postadressen medlemskapet.
- Medlemsopplysninger med postadresse, konto, profil og CV slettes 90 dager etter at medlemskapet har opphørt, slik at vi kan svare på spørsmål og gjøre opp fakturaer. Den offentlige profilen skjules med en gang medlemskapet opphører.
- Logger slettes etter 90 dager. Sikkerhetsloggen kan ikke endres i ettertid og ryddes derfor én gang i kvartalet, så ingen post ligger lenger enn seks måneder.
- Regnskapsopplysninger beholdes så lenge bokføringsloven krever.
- Sikkerhetskopier: Det som er slettet, kan ligge i sikkerhetskopier i inntil 30 dager. Må vi gjenopprette fra en sikkerhetskopi, sletter vi på nytt det som allerede skulle vært slettet.
Ber du om sletting, sletter vi uten unødig opphold, så langt loven ikke krever at vi beholder noe. NF kan endre fristene, og da oppdaterer vi denne erklæringen.
Rettighetene dine
Du kan be om innsyn i og kopi av opplysningene om deg, og om retting, sletting eller begrenset behandling. Opplysninger du selv har gitt oss, kan du få utlevert i et maskinlesbart format. Du kan protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse, og du kan når som helst trekke tilbake samtykket til offentlig profil uten å miste medlemskapet.
Skriv til post@norskeformgivere.no. Vi svarer så raskt vi kan, og senest innen én måned. Trenger vi mer tid, sier vi fra og forklarer hvorfor innen samme frist. Er du misfornøyd med hvordan vi behandler opplysningene, kan du klage til Datatilsynet.
Endringer
Endrer vi behandlingen vesentlig, sier vi fra på e-post før endringen gjelder. Datoen øverst viser hvilken versjon du leser.